các SAI SÓT THƯỜNG GẶP lúc khiến KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG

Kế toán tiền lương là việc hạch toán tiền lương dựa vào những khía cạnh như: Bảng chấm công, bảng theo dõi công tác, phiếu khiến cho thêm giờ, hợp đồng lao động, hợp đồng khoán. Đây là công việc đòi hỏi người kế toán buộc phải thật sự chính xác, tỉ mỉ, chỉ bắt buộc 1 sai sót nhỏ cũng sở hữu thể ảnh hưởng lớn đến doanh nghiệp. Dưới đây là 1 số chia sẻ các điều buộc phải tránh lúc thực hiện hoặc hoàn thiện những thủ tục chứng từ kế toán tiền lương.

một. Về chứng từ

- những loại chứng từ ghi chép ko đúng loại hoặc đúng loại nhưng ghi chép không đúng quy định, ghi thiếu những chi tiết trên mẫu chứng từ, thiếu chữ ký của các cá nhân mang liên quan: loại phiếu thu, phiếu chi không đúng mẫu, những phiếu thu, phiếu chi không được đánh số liên tục trong năm mà đánh theo tháng, phiếu chi thiếu định khoản kế toán, thiếu chữ ký của những cá nhân mang liên quan trong đấy phiếu chi quan trọng nhất là chữ ký người nhận tiền, phiếu thu quan trọng nhất là chữ ký của thủ quỹ; không ghi cái " Đã nhận đủ số tiền viết bằng chữ", chiếc " Chứng từ gốc kèm theo".

- các chứng từ gốc kèm theo chưa chất lượng tính tối ưu, hợp lệ.

- 1 số khoản chi trên 100.000 đồng không sở hữu Hóa đơn tài chính.

- các khoản chi thuộc nguồn quỹ khen thưởng, phúc lợi..; không chuyên dụng cho mục đích cung cấp marketing, đơn vị hạch toán vào tầm giá như chi ngày 8.3, chi cho tài trợ, ủng hộ, khen thưởng cá nhân trong công ty…-> phải điều chỉnh lấy từ quỹ.

- các khoản chi lớn không có hóa đơn tài chính )..> nên thống kê để loại ra khỏi giá tiền logic hợp lệ lúc tính thuế như:

+ Thanh toán chi khoán tiền điện thoại chỉ mang danh sách ký nhận, không có hóa đơn tất nhiên..> đúng ra phải với hóa đơn tài chính, còn việc khoán chỉ là căn cứ để khống chế mức chi.

+ giá thành thuê nhà của cá nhân không có hóa đơn tài chính (mặc dù nó là giá thành thực tế của doanh nghiệp).

+ Thanh toán mức giá qua qua thẻ Mastercard chỉ kèm sao kê của Ngân hàng, ko có chứng từ gốc tất nhiên.

….

- những chứng từ gốc tất nhiên chưa đảm bảo tính thông minh về mặt thời gian.

- Ngày trên hóa đơn trước ngày viết Tờ trình.

- Ngày trên buộc phải thanh toán sau ngày Hóa đơn tài chính.

- Ngày tháng trên những hợp đồng, biên bản thanh lý, biên bản nghiệm thu không logic.

- những chứng từ gốc tất nhiên chưa uy tín tính toàn bộ.

chi phí cho nhân viên

- những bảng lương thiếu không với chữ ký của người nhận tiền.

- một số khoản chi công tác phí khoán chi theo danh sách ký nhận ko mang diễn giải thể hiện đi công tác lưu động trên 15 ngày/tháng.

- Chi ăn ca theo mức cố định tháng hoặc chi ăn ca theo số ngày/ đơn giá nhưng không sở hữu bảng chấm công lưu kèm.

- Chi làm cho thêm giờ không sở hữu giấy báo khiến cho thêm giờ.

- Chi từ Quỹ Dự phòng mất việc khiến cho đào tạo tại chức CBNV, ko sở hữu tài liệu giải trình về sự thay đổi kỹ thuật dẫn tới người lao động bị mất việc khiến.

tầm giá mua nguyên liệu, nhiên liệu

- Bảng kê thu mua hàng nông sản chưa ghi chưa toàn bộ địa chỉ, số chứng minh thư của người bán hàng.

- Thanh toán tầm giá xăng dầu thanh toán trên cơ sở thực chi ghi trên theo hóa đơn tài chính, không với định mức.

mức giá dịch vụ sắm ngoài

- Chi sửa chữa thứ hỏng không có giấy báo hỏng, giá thành sửa chữa xe không có biên bản xác nhận tình trạng công nghệ của tài sản trước lúc đưa vào sửa chữa, không với tờ trình xin duyệt kinh phí, chỉ mang hóa đơn tài chính.

- Chi sửa chữa to không có biên bản bàn giao đưa vào tiêu dùng.

- Chi sửa chữa lớn ấy ghi nhận vào tăng nguyên giá TSCĐ nhưng không có Biên bản đánh giá của bộ phận kế toán về thời gian tiêu dùng ước tính của tài sản sau sửa chữa là cơ sở trích khâú hao của đơn vị.

- Chi đào tạo học nghiệp vụ thiếu Quyết định cử đi học, Chương trình kế hoạch học tập khiến việc, chỉ sở hữu yêu cầu thanh toán và hóa đơn tài chính.

giá tiền bằng tiền

- tầm giá cấp phát quà tết ko với danh sách đính kèm.

- Khoản chi hội nghị quý khách không sở hữu danh sách các bạn mời đính kèm.

- 1 số khoản chi hội thảo, hội nghị thiếu danh sách đại biểu, những khoản chi tiền bồi dưỡng cho đại biểu dự họp, hội nghị ko sở hữu ký nhận của từng người mà chỉ có tờ trình xin thanh toán của bộ phận văn phòng.

- Chứng từ xin thanh toán chi phí tiếp khách không thể hiện rõ tiếp khách nào.

Thanh toán công nợ

- Đơn vị thực hiện chi trả tiền hàng cho bên trang bị 3 không hề là đại diện theo pháp luật của người phân phối hàng hóa cũng như không sở hữu giấy ủy quyền của người cung cấp hàng hóa và dịch vụ.

- Chi tiếp khách không ghi rõ tiếp khách nào.

Việc ký kết hợp đồng còn chưa đúng theo quy định của pháp luật, chưa chặt chẽ

- một số hợp đồng lúc ký kết hợp đồng kinh tế còn căn cứ theo pháp lệnh Hợp đồng kinh tế năm 1989.

- Hồ sơ mời thầu ko bắt buộc nhà thầu phân phối những tài liệu đã thực hiện cho gói thầu tương tự để có tiêu chí đánh giá chính xác,... ko kể ra trong hồ sơ thầu cũng không buộc phải nhà thầu gửi tất nhiên Báo cáo tài chính đã được kiểm toán độc lập hoặc quyết toán thuế của nhà thầu. Trong hồ sơ mời thầu của các gói thầu xây lắp chỉ yêu cầu là "doanh thu, lợi nhuận trước và sau thuế sở hữu mức lớn mạnh hoặc duy trì ở mức ổn định" nhưng không nêu rõ cụ thể mức ổn định đó là như thế nào.

- Ký kết hợp đồng mang nhà chế tạo, người ký kết hợp đồng không phải là người đại diện theo pháp luật của nhà sản xuất này, tuy nhiên không sở hữu giấy ủy quyền của người đại diện theo pháp luật.

Thực hiện ký hài hòa đồng vượt phân cấp

- Theo Quyết định phân cấp tài chính của đơn vị đối có các đơn vị cấp dưới, sở hữu thể ký vượt cấp hoặc hcia nhỏ giá trị hợp đồng.

Chưa ký hợp đồng hoặc phụ lục hợp đồng bổ sung

- 1 số hợp đồng đã hết hiệu lực thi hành hoặc những điều khoản hợp đồng không còn ưng ý nhưng các đơn vị vẫn chưa ký lại hoặc ký bổ sung phụ lục hợp đồng.

Chưa thực hiện đúng những điều khoản của hợp đồng

- 1 số hợp đồng sắm vật tư, hàng hoá trong điều khoản cam kết đã ghi rõ thời gian bên bán nên giao hàng nhưng khi thực hiện bên bán đã giao hàng chậm so có quy định. Tuy nhiên tới lúc thanh toán và thanh lý hợp đồng chưa với Biên bản xác nhận nguyên nhân chậm tiến độ và chưa kể đến vấn đề vi phạm điều khoản tiến độ thực hiện hợp đồng.

Chưa theo dõi chặt chẽ các hợp đồng

- một số đơn vị chưa mang sổ theo dõi những hợp đồng kinh tế đã ký và tình hình thực hiện những hợp đồng này. 1 số hợp đồng hết hiệu lực chưa tổ chức thanh lý theo quy định.

2. Về hạch toán

- Hạch toán nội dung không đúng tài khoản đối ứng.

- Hạch toán 1 số nghiệp vụ ko mang cơ sở hoặc ko kịp thời hoặc bị trùng 2 lần.

- Hạch toán thu tiền và chi trả tiền chưa kịp thời.

- Lập phiếu thu ko ưng ý với thời điểm thực tế thu tiền ví dụ.

+ một số đơn vị lập phiếu thu và hạch toán trước lúc thực thu tiền dẫn đến số dư quỹ tiền mặt trên sổ kế toán chênh lệch so mang kiểm kê thực tế tại thời điểm kết thúc niên độ, nguyên nhân là do cuối tháng kế toán đã lập phiếu thu và hạch toán doanh thu đối có khoản doanh thu thực hiện trong tháng nhưng đến tháng sau những đơn vị cấp dưới mới nộp tiền về quỹ.

+ Kế toán đơn vị căn cứ vào Hóa đơn mua bán hàng của các bộ phận gửi về để hạch toán khoản thu tiền của người dùng, vì thế không phản ánh chính xác thời điểm chuyển tiền của những bộ phận.

- Lập phiếu chi và hạch toán được thực hiện sau lúc đã chi tiền.

- Quản lý thu chi tiền mặt ko chặt chẽ như việc nộp tiền mặt về quỹ ko kịp thời theo quy định. Ví dụ lúc thu bưu điện phí của các đơn vị đều mang quy định: "Định kỳ hàng ngày, các đối tượng thuê thu sở hữu trách nhiệm đến phòng Kế toán bưu điện huyện quyết toán hoá đơn và nộp đủ số tiền đã thu từ khách hàng…", tuy nhiên những đối tượng thuê thu không nộp tiền kịp thời về bưu điện theo từng ngày.

- Ghi nhận thiếu trong hệ thống tài khoản kế toán của đơn vị số dư tiền gửi tại 1 số ngân hàng (phát hiện thông qua thủ tục đối chiếu xác nhận số dư với Ngân hàng).

- không mở sổ quỹ hoặc mở nhưng ghi chép ko đúng trình tự nhập, xuất quỹ buộc phải sổ quỹ tiền mặt của 1 số ngày còn mang hiện tượng dư âm, hoặc khi mang sự chênh lệch giữa sổ kế toán và tiền mặt kiểm kê thực tế rất khó phát hiện ra những nguyên nhân chênh lệch.

- 1 số đơn vị không tiến hành kiểm kê quỹ tiền mặt.

3. Về lưu trữ chứng từ

- một số khoản chi sở hữu đa dạng nội dung và phổ biến chứng từ chi đính kèm, tuy nhiên đơn vị chưa lập bảng kê chi phí điều này làm khâu kiểm soát chứng từ khó khăn.

- Việc lưu trữ các chứng từ thanh toán còn chưa kịp kỹ thuật như chứng từ công nợ lưu cộng chứng từ thanh toán tiền mặt, tiền gửi ngân hàng.

hiện nay để giảm thiểu những sai sót này đã với đông đảo công ty sử dụng phần mềm trong công tác kế toán. Đây là một công cụ hữu hiệu hỗ trợ đắc lực cho công ty trong công tác hạch toán tiền lương, đảm bảo sự chính xác trong những số liệu, giảm thiểu tối đa những rủi ro sở hữu thể mắc buộc phải và giúp công việc kế toán đạt kết quả cao hơn, tiết kiệm thời gian hơn.