Chứng từ kế toán được đưa vào lưu trữ buộc phải bản chính (bản gốc) và bắt buộc đưa vào lưu trữ trong thời hạn mười hai tháng, kể từ ngày kết thúc kỳ kế toán năm hoặc kết thúc công việc kế toán.
Cụ thể về thời hạn lưu trữ chứng từ kế toán tại điều 40 của Luật kế toán như sau:
một. Chứng từ nên lưu trữ tối thiểu 5 năm gồm:
- Tài liệu kế toán dùng cho quản lý, điều hành thường xuyên của đơn vị kế toán ko tiêu dùng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính được lưu trữ tối thiểu 5 năm tính từ khi kết thúc kỳ kế toán năm như phiếu thu, phiếu chi, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho không lưu ở tập chứng từ của phòng kế toán.
2. Chứng từ kế toán buộc phải lưu trữ tối thiểu 10 năm, gồm:
- Chứng từ kế toán tiêu dùng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính, các bảng kê, bảng tổng hợp khía cạnh, các sổ kế toán khía cạnh, sổ kế toán tổng hợp, các báo cáo tài chính tháng, quý, năm, báo cáo quyết toán, biên bản tiêu huỷ tài liệu kế toán lưu trữ và tài liệu khác với liên quan đến ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính.
- Tài liệu kế toán liên quan tới thanh lý tài sản cố định, báo cáo quyết toán vốn đầu tư dự án hoàn thành của Ban quản lý dự án, liên quan tới ra đời, chia, tách, sáp nhập, chấm dứt hoạt động của đơn vị kế toán. hồ sơ kiểm toán của cơ quan Kiểm toán Nhà nước.
3. Chứng từ kế toán bắt buộc lưu trữ vĩnh viễn gồm:
một. Báo cáo tổng quyết toán ngân sách nhà nước năm đã được Quốc hội phê chuẩn.
2. Hồ sơ, báo cáo quyết toán vốn đầu tư xây dựng cơ bản dự án thuộc nhóm A.
3. Tài liệu kế toán khác mang tính sử liệu, có ý nghĩa quan trọng về kinh tế, an ninh, quốc phòng.
Việc xác định tài liệu kế toán khác bắt buộc lưu trữ vĩnh viễn do người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán, do ngành hoặc địa phương quyết định trên cơ sở xác định tính chất sử liệu, ý nghĩa quan trọng về kinh tế, an ninh, quốc phòng. Thời hạn lưu trữ vĩnh viễn phải là thời hạn lưu trữ từ 10 năm trở lên cho tới lúc tài liệu kế toán bị huỷ hoại tự nhiên hoặc được tiêu huỷ theo quyết định của người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán.
Công việc kế toán trong trường hợp tài liệu kế toán bị mất hoặc bị huỷ hoại
lúc phát hiện tài liệu kế toán bị mất hoặc bị huỷ hoại, đơn vị kế toán nên thực hiện ngay những công việc sau đây:
một. Kiểm tra, xác định và lập biên bản về số lượng, hiện trạng, nguyên nhân tài liệu kế toán bị mất hoặc bị huỷ hoại và thông báo cho tổ chức, cá nhân mang liên quan và cơ quan nhà nước có thẩm quyền;
2. Tổ chức phục hồi lại tài liệu kế toán bị hư hỏng;
3. shop với tổ chức, cá nhân mang giao dịch tài liệu, số liệu kế toán để được sao chụp hoặc xác nhận lại tài liệu kế toán bị mất hoặc bị huỷ hoại;
4. Đối với tài liệu kế toán sở hữu liên quan đến tài sản nhưng không thể phục hồi bằng các biện pháp quy định tại khoản 2 và khoản 3 Điều này thì nên kiểm kê tài sản để lập lại tài liệu kế toán bị mất hoặc bị huỷ hoại.
Xử phạt vi phạm lưu trữ tài liệu kế toán:
bây giờ việc xử phạt đang được quy định tại nghị định 105/2013/NĐ-CP. Cụ thể mức phạt được quy định tại điều 12 như sau:
Điều 12. Xử phạt hành vi vi phạm quy định về bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán
1. Cảnh cáo hoặc phạt tiền từ 500.000 đồng đến 1.000.000 đồng đối có một trong các hành vi sau đây:
a) Đưa tài liệu kế toán vào lưu trữ chậm quá 12 tháng so có thời hạn quy định;
b) Lưu trữ tài liệu kế toán ko đầy đủ theo quy định;
c) Bảo quản tài liệu kế toán không an toàn, để hư hỏng, mất mát tài liệu trong thời hạn lưu trữ.
2. Phạt tiền từ 5.000.000 đồng tới 10.000.000 đồng đối sở hữu 1 trong những hành vi sau đây:
a) tiêu dùng tài liệu kế toán trong thời hạn lưu trữ không đúng quy định;
b) ko thực hiện việc tổ chức kiểm kê, phân chiếc, phục hồi tài liệu kế toán bị mất mát hoặc bị hủy hoại.
3. Phạt tiền từ 10.000.000 đồng tới 20.000.000 đồng đối với một trong các hành vi sau đây:
a) Hủy bỏ tài liệu kế toán lúc chưa hết thời hạn lưu trữ theo quy định;
b) Tiêu hủy tài liệu kế toán ko xây dựng thương hiệu Hội đồng tiêu hủy, không thực hiện đúng cách tiêu hủy và ko lập biên bản tiêu hủy theo quy định.
ví như làm cho mất hóa đơn thì buộc phải thực hiện theo quy định về hóa đơn chứng từ được hướng dẫn tại TT 39/2014/TT-BTC và xử lý vi phạm theo TT 10/2014/TT-BTC.
Lưu ý:
- Chứng từ kế toán đã hết thời hạn lưu trữ theo quy định, nếu không sở hữu chỉ định nào khác của cơ quan nhà nước với thẩm quyền thì được phép tiêu huỷ theo quyết định của người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán.
- Tuỳ theo điều kiện cụ thể của mỗi đơn vị để thực hiện tiêu huỷ tài liệu kế toán bằng các hình thức tiêu huỷ tự chọn. Đối với tài liệu kế toán thuộc mẫu bí mật thì tiêu huỷ bằng cách đốt cháy, cắt, xé nhỏ bằng máy hoặc bằng thủ công bảo đảm tài liệu kế toán đã tiêu huỷ sẽ không thể sử dụng lại được những thông tin, số liệu trên đấy.
-Thủ tục tiêu huỷ tài liệu kế toán được quy định như sau:
một. Người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán quyết định thành lập "Hội đồng tiêu huỷ tài liệu kế toán hết thời hạn lưu trữ". Thành phần Hội đồng gồm có: lãnh đạo đơn vị, kế toán trưởng và đại diện của bộ phận lưu trữ.
2. Hội đồng tiêu huỷ tài liệu kế toán bắt buộc tiến hành kiểm kê, đánh giá, phân mẫu theo từng mẫu tài liệu kế toán, lập "Danh mục tài liệu kế toán tiêu huỷ" và "Biên bản tiêu huỷ tài liệu kế toán hết thời hạn lưu trữ".
3. "Biên bản tiêu huỷ tài liệu kế toán hết thời hạn lưu trữ" nên lập ngay sau khi tiêu huỷ tài liệu kế toán và cần ghi rõ các nội dung: mẫu tài liệu kế toán đã tiêu huỷ, thời hạn lưu trữ của mỗi loại tài liệu kế toán, hình thức tiêu huỷ, kết luận và chữ ký của những thành viên Hội đồng tiêu hủy.
Nơi lưu trữ tài liệu kế toán
Căn cứ Điều 40 của Luật Kế toán, nơi lưu trữ tài liệu kế toán được quy định như sau:
1. Tài liệu kế toán của đơn vị kế toán được lưu tại kho lưu trữ của đơn vị đó. Kho lưu trữ tài liệu kế toán buộc phải xếp đặt gần địa bàn nơi đơn vị đóng trụ sở, buộc phải mang gần như vật dụng bảo quản và điều kiện bảo quản bảo đảm an toàn trong công đoạn lưu trữ theo quy định của pháp luật.
2. ví như đơn vị kế toán không tổ chức bộ phận hoặc kho lưu trữ tại đơn vị thì nên thuê tổ chức, cơ quan lưu trữ tài liệu kế toán trên cơ sở ký kết hợp đồng lưu trữ theo quy định của pháp luật.
3. Tài liệu kế toán của những kỳ kế toán năm đang còn trong thời hạn lưu trữ của đơn vị kế toán bị chia, tách, sáp nhập được lưu trữ tại đơn vị mới ra đời. ví như tài liệu kế toán của đơn vị kế toán bị chia, tách ko phân chia được cho những đơn vị mới thì lưu trữ lại đơn vị bị chia, bị tách hoặc lưu trữ tại nơi theo quyết định của cơ quan mang thẩm quyền quyết định chia, tách.
4. Tài liệu kế toán của đơn vị chấm dứt hoạt động gồm tài liệu kế toán của kỳ kế toán năm đang còn trong thời hạn lưu trữ và tài liệu kế toán liên quan đến chấm dứt hoạt động lưu trữ tại nơi theo quyết định của cơ quan với thẩm quyền quyết định chấm dứt hoạt động.
5. Tài liệu kế toán về an ninh, quốc phòng và tài liệu lưu trữ vĩnh viễn phải đưa vào lưu trữ theo quy định của pháp luật.
18:45
Unknown
0 nhận xét:
Đăng nhận xét